28.09.2015

¿POR QUÉ IMPLEMENTAR UN CANAL DE DENUNCIAS EN LAS EMPRESAS?

El principio básico sobre el que se fundamenta la responsabilidad penal de las personas jurídicas que recoge nuestro ordenamiento jurídico desde el año 2010 es el "Debido Control".

En efecto, el Código Penal exige a todas las personas jurídicas (sociedades anónimas, sociedades limitadas, empresas mercantiles públicas, fundaciones, asociaciones, partidos políticos, etc.) que demuestren el ejercicio del "debido control" sobre sus administradores y empleados -incluso sobre sus colaboradores externos como proveedores y subcontratados -  para evitar o, al menos, atenuar su responsabilidad penal por las actuaciones irregulares que se cometan en el desempeño de su actividad.

Para poder demostrar la existencia del "debido control" las empresas tienen que adoptar medidas en su estructura de personal, sistemas y procesos, o lo que es lo mismo, implementar un modelo de gestión adecuado para la prevención y detección de delitos (también conocidos como programas de "corporate defense").

La reforma del Código Penal aprobada el 30 de marzo de 2015, que entró en vigor el 1 de julio, viene a reforzar esta idea estableciendo, de forma expresa, los requisitos mínimos que debe contener cualquier modelo de gestión de prevención de riesgos penales, entre los que se encuentra la implementación de un canal de denuncias.

1. CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL CANAL DE DENUNCIAS

Se trata de un vehículo de comunicación bidireccional, con el objetivo de atender cualquier consulta, comunicación o denuncia por parte de los profesionales de la empresa, sobre actuaciones o comportamientos que puedan ser contrarios a la normativa legal o a aquellos principios o normativa interna que las empresas de forma voluntaria tengan recogidos en su código de conducta o en cualquiera de sus protocolos internos. 

A modo de síntesis, los objetivos de la implementación del canal de denuncias son:

  • Establecer una medida eficaz para la prevención y detección de conductas ilícitas o irregulares.
  • Habilitar medidas de control sobre la actividad de la empresa.
  • Contribuir a la mejora continua de los procesos y políticas internas de la empresa para la gestión y control de conductas ilegales o irregulares que puedan cometerse en su seno.

2. FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS

2.1. ESTABLECIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS RECTORES

Para la adecuada implementación del canal de denuncias las empresas deben fijar los principios que van a regir su funcionamiento y comunicarlos a todas aquellas personas que lo deben utilizar. Son principios básicos:

  • Total confidencialidad en el tratamiento de las comunicaciones.
  • Análisis exhaustivo de los hechos denunciados para asegurar la veracidad del posible incumplimiento.
  • Presunción de inocencia y respeto a los derechos de las personas presuntamente implicadas.
  • Rigor en las actuaciones que se lleven a cabo como consecuencia de las comunicaciones recibidas que deben estar fundamentadas y justificadas.

2.2. ÓRGANO QUE TRAMITARÁ Y GESTIONARÁ LAS DENUNCIAS

Las empresas deben crear un órgano interno de control que supervise el cumplimiento de la ley y la normativa interna, y que asimismo constituya un órgano de consulta, resolución de denuncias y difusión del Código de Conducta y demás protocolos y normativa interna.

Este órgano debe estar formado por los responsables de departamentos clave, tales como el Departamento Jurídico, el Departamento de Auditoría Interna o el Departamento de Gestión de Personas y debe reportar periódicamente al Órgano de Administración de la empresa para informar sobre las consultas y denuncias recibidas así como de las actuaciones llevadas a cabo en relación a las mismas y presentar aquellas propuestas de mejora del sistema de prevención de riesgos penales que estime convenientes.

2.3. VENTAJAS DE UN CANAL DE DENUNCIAS EXTERNO

No hay duda de que un canal de denuncias gana mucha más credibilidad cuando se externaliza.  Esto es, que las denuncias se puedan dirigir a un experto externo, especializado y con experiencia en la materia, que no pueda ser puesto en tela de juicio en cuanto a su independencia y su profesionalidad, pues será el responsable de recibir y filtrar las comunicaciones con posible trascendencia penal, coordinando la gestión de las mismas.

De acuerdo con los principios rectores detallados anteriormente, el canal de denuncias sólo puede cumplir su función si las personas que deben utilizarlo confían en la confidencialidad e independencia del mismo, lo que queda garantizado con su externalización.

Además evita posibles situaciones conflictivas como por ejemplo que sea el propio denunciado el que reciba la denuncia.

3.  CONCLUSIONES SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE UN CANAL DE DENUNCIA

  • Con su implantación, se cumple con uno de los requisitos que exige el Código Penal a los modelos de organización y gestión para la prevención de delitos.
  • Es un instrumento clave para la prevención y detección de ilícitos penales o actuaciones irregulares en las empresas, evitándoles posibles responsabilidades penales, además de los perjuicios reputacionales.
  • Es muy útil como herramienta de mejora continua de los procesos internos de la empresa al ser una fuente de información que permitirá identificar e influir sobre las políticas, procedimientos o prácticas que deban modificarse para prevenir futuras malas prácticas.
  • Indica el nivel de responsabilidad social de la empresa con su entorno y grupos de interés ("stakeholders") y la observancia de las normas y recomendaciones de buen gobierno corporativo aceptadas tanto a nivel nacional como internacional.
  • La externalización del canal de denuncias da solidez al modelo de prevención, garantizando la confidencialidad e independencia.           

TODA & NEL-LO Abogados

Área de Corporate Defense

Septiembre 2015